Come scrivere a un’azienda per un disservizio

Questo contenuto fa parte del PILLAR Comunicazioni di lavoro ed economia.

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Scrivere a un’azienda per segnalare un disservizio è un passaggio più delicato di quanto sembri.
Non perché il problema non sia reale, ma perché la forma scritta determina l’esito.

Molti disservizi non si risolvono per mancanza di ragioni,
ma perché vengono comunicati male.

Quando il disservizio diventa un problema comunicativo

Ritardi, errori, mancate risposte, servizi non conformi.
Situazioni comuni che spesso degenerano perché la comunicazione:

• è impulsiva

• è troppo aggressiva o troppo vaga

• mescola fatti e giudizi

• non chiarisce cosa si chiede davvero

In questi casi, il disservizio iniziale viene superato da un secondo problema:
il blocco del dialogo.

Scrivere non significa “sfogarsi”

Molti messaggi nascono da frustrazione.
È comprensibile, ma nello scritto la frustrazione non aiuta.

Una comunicazione inefficace:

• irrigidisce l’azienda

• sposta il confronto su un piano difensivo

• rende più difficile ottenere una risposta nel merito

Scrivere non serve a dimostrare di avere ragione,
serve a riaprire un canale.

Il rischio delle segnalazioni confuse

Quando una segnalazione è poco chiara:

• viene rimbalzata tra uffici

• resta senza risposta

• riceve risposte automatiche o standard

Il problema non è il disservizio,
ma il fatto che non è stato trasformato in un documento leggibile e valutabile.

Quando fermarsi prima di scrivere

È importante prestare attenzione soprattutto quando:

• il disservizio ha conseguenze economiche

• il rapporto è ancora in corso

• si vuole evitare un’escalation

• serve lasciare una traccia scritta ordinata

In questi casi, improvvisare peggiora la situazione.

Mediazione documentale e segnalazioni di disservizio

La mediazione documentale interviene proprio qui:
nel passaggio tra disagio vissuto e comunicazione scritta.

Serve a:

• rimettere il problema sui fatti

• togliere carico emotivo

• rendere la richiesta comprensibile

• favorire una risposta concreta

Spesso è il documento giusto a sbloccare una situazione ferma.

Come lavora TerzoTesto

TerzoTesto si occupa di mediazione documentale anche nei casi di disservizio.

Interveniamo quando:

• una segnalazione va scritta con attenzione

• il rischio di irrigidire la controparte è alto

• serve chiarezza, non conflitto

• il rapporto va tutelato

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Se serve comunicare una riorganizzazione a clienti o partner,,
puoi inviare la tua richiesta iniziale: è gratuita e non vincolante.